RESUMEN

DESARROLLO ESTRUCTURAL DE LA ORGANIZACIÓN

El desempeño de las personas en su trabajo depende de condiciones sistemáticas, ya que el diseño estructural de una organización tiene repercusiones verdaderamente importantes, tanto en los estados de ánimo de los miembros de la misma, como en la manera en que interactúan, apoyándose o confrontándose.

El diseño organizacional

El diseño consiste en definir las áreas y niveles que deberán componer la organización, las interacciones de los mismos, sus diferentes componentes, así como la manera en que se establecen los roles y puestos en general y las formas en que éstos serán evaluados. Este proceso deberá reunir varias características:

1.    Permitir la ágil interacción de las diferentes áreas y niveles.

2.    Evitar las duplicaciones de funciones.

3.    Establecer pocos niveles organizacionales.

4.    Permitir que cada empleado se sienta importante en el logro de los resultados específicos de su área y de los de la empresa.

5.    Mantener el mínimo control necesario sobre el desempeño del trabajo.

Estructura y estrategia de negocio

El diseño de las estructuras debe estar en concordancia con la estrategia general del negocio y con la manera en que se desea administrar los recursos humanos.

Identificación de las áreas que compondrán una estructura

Los procesos que rigen el diseño estructural por áreas son:

1.    La producción y transformación de materiales.

2.    Comercialización de sus productos y servicios.

3.    Investigación y desarrollo de nuevos productos y servicios.

4.    Financiamiento.

5.    Desarrollo de la organización.

6.    Desarrollo del personal que integra la empresa.

Cuando se desea impulsar una función específica, lo más recomendable es crear un elemento estructural. Puede realizarse en tres formas:

1.    Creando departamentos completos encargados de un rol.

2.    Asignando la función a una sola persona, o dos, con un alto nivel jerárquico.

3.    Creando equipos temporales para proyectos claramente definidos.

Los tipos de estructuras

El desarrollo estructural contribuye de estas maneras a la articulación de los diferentes elementos organizacionales:

1.    Permitiendo que se establezcan líneas de interacción, mediante dependencias directas y dependencias indirectas.

2.    Creando comités o equipos interdisciplinarios formales y permanentes cuya influencia afecte a varios departamentos.

3.    Formando estructuras de tipo matricial.

Los niveles organizacionales

En cuanto a la determinación de los niveles, se ha enfatizado la importancia de crear estructuras organizacionales planas. Estas estructuras muestran las siguientes características:

1.    La totalidad de la estructura consta de tres niveles: operativo, gerencial y directivo. 

2.    Se desarrolla una amplia labor de capacitación y delegación de autoridad.

3.    Los grupos son habilitados como equipos autosugestivos.

4.    El rol gerencial se asemeja al director técnico de un equipo deportivo.

5.    Los directivos tienen como responsabilidad la supervisión general de los sistemas de trabajo.

Los equipos logran trabajar de manera autosugestiva cuando desarrollan habilidades como:

1. Lograr acuerdos.
2. Explorar alternativas para enfrentar los problemas.
3. Obtener el compromiso para actuar.
4. Manejar las excusas.

La distribución de roles en las estructuras

Adaptando la propuesta original de Adizes, en una organización existen cuatro roles fundamentales:

1.    Productor: papel que deben desempeñar muchos puestos de la organización para conseguir resultados esperados.

2.    Administrador: quien debe mantener los controles en la organización.

3.    Creativo: responsable de la búsqueda de nuevas alternativas o de innovación.

4.    Integrador: como principal propósito atender a las personas que conforman la organización, procurando que se integren a la misma, formen equipos de trabajo y desarrollen buenos estilos de liderazgo.

El ciclo de vida de las organizaciones

En su nacimiento, las organizaciones tienden a ser flexibles y orientados al logro de resultados. Canalizan su energía básicamente para obtener ganancias y conseguir clientes, auditorio, afiliados, etc.

La adolescencia está caracterizada por intentos de establecer cierta normatividad, reacciones rápidas, crecimiento no armonioso, expansión en el mercado y conatos de luchas entre ciertos mandos altos y medios por lograr más poder interno.

Burocracia, se entiende un exceso de controles y de procedimientos que ahogan la flexibilidad institucional.

La madurez se distingue por un adecuado equilibrio en la estructura, donde se siguen manteniendo pocos niveles, flexibilidad en los cambios, departamentos pequeños y orientados a la innovación en diferentes campos, reglas y procedimientos claros, concretos y suficientes.

Definición de los puestos en una estructura

Se definen en función de:

1. Las cargas de trabajo.
2. Niveles de automatización.
3. Grado de especialización que se desea que se mantenga entre sí.

Proceso con que se debe definir el número de puestos que integraran una estructura:

1.    Analizar la visión y la misión del negocio.

2.    Explicar el plan estratégico del negocio.

3.    Identificar el sistema de trabajo y los procesos y subprocesos claves que se pretende afectar en esas áreas.

4.    Elaborar flujos de operación, políticas, procedimientos y roles.

5.    Determinar las áreas y los niveles que deben conformar la estructura.

6.    Determinar el número de puestos y las funciones específicas de cada uno de ellos.

Estrategias para las cargas del trabajo:

1.    Contratar personal por tiempo parcial.

2.    Implementar horarios de trabajo flexibles.

3.    Escalonar horarios.

4.    Desarrollar personal multihabilidades.

5.    Contratar personal “comodín”.

Descripción de puestos

Es una herramienta para determinar lo que se espera de una persona que es contratada para realizar determinada función. Suelen elaborarse mediante entrevistas con los ocupantes de los puestos a describir, sus jefes directos y los clientes del mismo.

Otra herramienta son los marcos organizacionales, los cuales son un documento que describe la misión y los roles asignados a los ocupantes de una función en particular.

Valuación de puestos

Valuar un puesto consiste en identificar las características de las tareas que exigen al mismo y determinar cuánto es el pago que corresponde a ellas.

En conclusión el adecuado diseño de una estructura organizacional, puede convertirse hoy en día en una herramienta que permite lograr satisfacer las necesidades dinámicas de los mercados cambiantes, fortaleciendo el servicio al cliente como elemento estratégico y diferenciador.